IL MODULO PER GESTIRE LE RICHIESTE DOCUMENTALI DEI FORNITORI/AZIENDE
Il modulo Portale fornitori ti permette di predisporre tutte le richieste documentali per i fornitori o le aziende partner.
Hai a disposizione un sistema per farti caricare i documenti che ti servono direttamente sul portale senza utilizzare le mail, con un sistema di notifiche semplice e ordinato.
Predisponi le richieste e definisci i tempi per l’invio delle notifiche – I fornitori o le aziende ricevono la notifica – Caricano il documento – Gestisci gli stati di approvazione o scarto attraverso un work-flow tipico di un gestore documentale.
UN UNICO PORTALE FORNITORI PER GESTIRE TUTTI I DOCUMENTI DA RICHIEDERE
Il modulo Portale fornitori ti permette di gestire tutte quelle attività “fastidiose” di scambio mail per richiedere dei documenti ai tuoi fornitori o aziende partner.
L’obiettivo del modulo è eliminare lo scambio di mail con i documenti allegati e permettere di condividere uno strumento di collaborazione con i partner aziendali.
Questo modulo di solito viene dato in mano all’azienda che deve gestire, ad esempio, diversi luoghi di lavoro a cui hanno accesso aziende esecutrici o altre affidatarie con le quali l’azienda committente deve mantenere un rapporto più o meno duraturo e predisporre i documenti necessari all’assolvimento degli obblighi di legge (626 che regola la sicurezza nei cantieri).
Questo è un esempio di utilizzo, ma possiamo gestire diversi casi a seconda delle esigenze: una commessa con diversi attori che collaborano, un progetto, un bando ecc…
Lato amministratore il funzionamento prevede una fase di configurazione iniziale con i seguenti 3 semplici passaggi:
- Definizione del Repository documenti: è la base dello strumento dove definiamo i documenti che dobbiamo richiedere con relative regole di gestione (scadenza, tempi notifica, modelli di documento. Il repository è la base per generare le richieste documentali da inviare alle aziende/partner;
- Definizione delle aziende: l’inserimento delle aziende che dovranno caricare i documenti;
- Definizione degli utenti con relativi ruoli per l’accesso al portale per il caricamento dei documenti.
I ruoli degli utenti previsti sono:
- Commessa: utente che ha accesso a visualizzare tutti i documenti ma non può modificare;
- Committente commessa: vede tutto in sola lettura e può caricare dei documenti generici per la commessa da condividere con tutti gli utenti di una commessa;
- Impresa: utente che accede e carica i documenti per la propria azienda;
- Supervisore: utenti che possono accedere in sola lettura a uno o più commesse per consultare i documenti pubblicati;
- Tecnico: utente che amministratore di una sola commessa, verifica, carica, approva i documenti.
Lato utente impresa (attore che carica i documenti) il funzionamento prevede le seguenti possibilità in base allo stato delle attività:
- Completamento dell’anagrafica aziendale con tutti i dati obbligatori;
- Completamento delle anagrafiche collegate: dipendenti (con eventuali corsi), attrezzature, veicoli e sub-fonitori;
- Caricamento dei documenti richiesti: modalità asincrona quando il portale effettua il controllo sulle richieste documentali e sui documenti già pubblicati vengono generate delle richieste che devono essere completate da ogni azienda entro i limiti di tempo stabiliti dalla richiesta stessa.
Il flusso di caricamento del documento è il seguente:
- Richiesta documentale: l’azienda deve caricare il documento per la prima volta;
- Documento in stato bocciato: l’azienda deve revisionare il documento;
- Documento in stato richiesta integrazione: l’azienda deve aggiungere un documento o eliminare quello caricato e ricaricare;
- Documento approvato: l’amministratore ha approvato il documento ed eventualmente il ciclo di verifica dell’eventuale scadenza;
- Documento pubblicato: l’amministratore pubblica il documento e lo rende visibile a tutti gli utenti che hanno accesso ad una determinata commessa/cantiere o ai supervisori;
- Documento in stato scaduto: l’azienda deve revisionare il documento che deve essere riapprovato dall’amministratore.
Il Portale fornitori è uno strumento flessibili e adattabile a diverse esigenze e ti permette di ridurre gli archivi cartacei, eliminare le mail disordinate e di lavorare con una piattaforma collaborativa che “rende attivi” i tuoi fornitori o partner aziendali che devono interagire con te attraverso dei documenti.
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