PORTALE DOCUMENTI

IL MODULO PER GESTIRE LE RICHIESTE DOCUMENTALI DEI FORNITORI/AZIENDE

Il modulo Portale documenti ti permette di predisporre tutte le richieste documentali per i fornitori o le aziende partner.

Hai a disposizione un sistema per farti caricare i documenti che ti servono direttamente sul portale senza utilizzare le mail, con un sistema di notifiche semplice e ordinato.

Predisponi le richieste e definisci i tempi per l’invio delle notifiche – I fornitori o le aziende ricevono la notifica – Caricano il documento – Gestisci gli stati di approvazione o scarto attraverso un work-flow tipico di un gestore documentale.

UN UNICO PORTALE DOCUMENTI PER GESTIRE CANTIERI E COMMESSE

Il modulo Portale documenti ti permette di gestire tutte quelle attività “fastidiose” di scambio mail per richiedere dei documenti ai tuoi fornitori o aziende partner.

L’obiettivo del modulo è eliminare lo scambio di mail con i documenti allegati e permettere di condividere uno strumento di collaborazione con i partner aziendali.

Questo modulo di solito viene dato in mano all’azienda che deve gestire, ad esempio, diversi cantieri a cui hanno accesso aziende esecutrici o altre affidatarie con le quali l’azienda committente deve mantenere un rapporto più o meno duraturo e predisporre i documenti necessari all’assolvimento degli obblighi di legge (626 che regola la sicurezza nei cantieri).

Questo è un esempio di utilizzo, ma possiamo gestire diversi casi a seconda delle esigenze: una commessa con diversi attori che collaborano, un progetto, un bando ecc…

Lato amministratore il funzionamento prevede una fase di configurazione iniziale con i seguenti 3 semplici passaggi:

1. Definizione del Repository documenti: è la base dello strumento dove definiamo i documenti che dobbiamo richiedere con relative regole di gestione (scadenza, tempi notifica, modelli di documento. Il repository è la base per generare le richieste documentali da inviare alle aziende/partner;
2. Definizione delle aziende: l’inserimento delle aziende che dovranno caricare i documenti;
3. Definizione degli utenti con relativi ruoli per l’accesso al portale per il caricamento dei documenti.

I ruoli degli utenti previsti sono:

• Commessa: utente che ha accesso a visualizzare tutti i documenti ma non può modificare;
• Committente commessa: vede tutto in sola lettura e può caricare dei documenti generici per la commessa da condividere con tutti gli utenti di una commessa;
• Impresa: utente che accede e carica i documenti per la propria azienda;
• Supervisore: utenti che possono accedere in sola lettura a uno o più commesse per consultare i documenti pubblicati;
• Tecnico: utente che amministratore di una sola commessa, verifica, carica, approva i documenti.

Lato utente impresa (attore che carica i documenti) il funzionamento prevede le seguenti possibilità in base allo stato delle attività:

1. Completamento dell’anagrafica aziendale con tutti i dati obbligatori;
2. Completamento delle anagrafiche collegate: dipendenti (con eventuali corsi), attrezzature, veicoli e sub-fonitori;
3. Caricamento dei documenti richiesti: modalità asincrona quando il portale effettua il controllo sulle richieste documentali e sui documenti già pubblicati vengono generate delle richieste che devono essere completate da ogni azienda entro i limiti di tempo stabiliti dalla richiesta stessa.

Il flusso di caricamento del documento è il seguente:

1. Richiesta documentale: l’azienda deve caricare il documento per la prima volta;
2. Documento in stato bocciato: l’azienda deve revisionare il documento;
3. Documento in stato richiesta integrazione: l’azienda deve aggiungere un documento o eliminare quello caricato e ricaricare;
4. Documento approvato: l’amministratore ha approvato il documento ed eventualmente il ciclo di verifica dell’eventuale scadenza;
5. Documento pubblicato: l’amministratore pubblica il documento e lo rende visibile a tutti gli utenti che hanno accesso ad una determinata commessa/cantiere o ai supervisori;
6. Documento in stato scaduto: l’azienda deve revisionare il documento che deve essere riapprovato dall’amministratore.

Il Portale documenti è uno strumento flessibili e adattabile a diverse esigenze e ti permette di ridimensionare gli archivi cartacei, eliminare le mail disordinate e di lavorare con una piattaforma collaborativa che “rende attivi” i tuoi partner aziendali che devono interagire con te attraverso dei documenti.