Dall’introduzione della legge 626/94 per la sicurezza nei luoghi di lavoro è diventata sempre più importante, raggiungendo il culmine con l’introduzione della legge 81/2008. Da allora la legislazione in materia di sicurezza non si è mai fermata ed è in continua evoluzione.

E’ innegabile che queste leggi, e le sue successive modifiche abbiano apportato, non solo delle migliori condizioni lavorative, ma anche degli oneri che gravano sulle aziende a cui spetta una vigilanza continua affinché, non solo la propria azienda, ma anche le imprese partner adempiano in modo corretto agli oneri di legge.

Lo scopo del modulo Portale Documenti è quello di agevolare il lavoro introdotto dalle nuove normative, gestendo in modo semplice ed efficiente le richieste documentali atte a garantire la completa conformità alle leggi vigenti.

Il Portale Documenti consente di richiedere, alle varie imprese fornitrici, tutti i documenti necessari e, una volta inseriti e validati, esso provvede in modo automatico, al controllo delle scadenze dei documenti pubblicati, in modo da mantenere costantemente aggiornata la situazione dei propri fornitori.

Lo scopo del portale documenti è quindi quello di sgravare l’azienda dal lavoro di controllo e mettere a disposizione in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo tutti i documenti e le richieste a tutti i partner aziendali ed eventualmente anche agli organi di vigilanza.

Come il portale mantiene i documenti aggiornati?

Il portale può lavorare in due modalità, a seconda delle esigenze dell’azienda che ne ha il richiesto l’utilizzo:

  1. Mantenere i dati aggiornati delle imprese solo nel lasso di tempo nel quale collaborano con il committente all’interno del cantiere. In tal caso una volta che il cantiere viene cessato, non verranno più richiesti aggiornamenti o nuovi inserimenti.
  2. Gestione continuativa delle imprese. In tal caso il tutte le imprese partner avranno sempre i documenti di carattere generale compilati, aggiornati e validati.

Gli Attori del portale documenti

Il Portale è stato concepito affinché all’interno di esso possano interagire varie figure, ognuna delle quali, tramite il ruolo assegnato, possono eseguire determinate operazioni.

L’attore principale del Portale Documenti è il Gestore del Portale.

Gestore del portale

Gli utenti che possiedono tale ruolo gestiscono il Repository Documenti, ovvero l’insieme di documenti che verranno poi trasformati, a seconda delle regole definite, in richieste documentali. Le richieste non sono altro che una “domanda” a cui le imprese che hanno accesso al portale dovranno rispondere tramite l’inserimento dei dati richiesti (anagrafiche e documenti).

Il gestore del portale si occupa di:

  • inserire le anagrafiche di base delle aziende;
  • definire gli utenti delle imprese, gli utenti supervisori (ovvero gli utenti degli organi di vigilanza) e gli utenti committenti del cantiere;
  • controllare i dati caricati: può richiedere integrazioni, respingere, approvare e pubblicare i documenti inseriti.

Ogni volta che un impresa carica un documento o modifica la propria anagrafica, gli utenti gestori del portale riceveranno una semplice notifica che li avvisa dell’avvenuta modifica per avere sempre il focus su quello che avviene all’interno del Portale Documenti.

Ruolo Impresa

Il ruolo Impresa è fornito dal gestore del portale agli utenti che devono effettuare il caricamento dei dati per l’azienda di cui sono incaricati.

Il caricamento dei documenti da parte delle imprese è facile ed intuitivo. Per evitare che nel portale si vengano a creare dati disomogenei, possono essere caricati documenti in formato predefinito, attualmente .pdf e p7m.

Per ogni documento viene richiesta la sola data di emissione, sarà poi compito del portale calcolare la data di scadenza esatta, partendo da quanto definito sul repository.

Il documento potrà essere modificato fintanto che il gestore del portale non lo valida come approvato o pubblicato. Da quel momento il documento è congelato, l’impresa potrà solo revisionarlo, operazione da effettuare solo per caricare, a scadenza del documento esistente, il documento aggiornato con una nuova data di emissione.

Gli utenti di impresa, nel caso in cui siano presenti notifiche che li riguardano, ricevono anche delle mail riepilogative che ricordano di effettuare le operazioni richieste. La frequenza di invio e generazione di notifiche viene definita dal gestore sempre tramite il repository documentale.

Ruolo Cantiere

Il ruolo Cantiere viene affidato ad un utente che deve accedere al portale in sola lettura solo a uno o più cantieri, in modo da visualizzare i documenti precedentemente caricati e validati per la sua azienda e per le sue eventuali imprese esecutrici.

Ruolo Supervisore

Il ruolo Supervisore può essere affidato, ad esempio, all’utente di un organo di vigilanza. Lo scopo di tali utenti è dare accesso a tutti e soli i documenti pubblicati all’interno di un cantiere.

Ruolo Committente di cantiere

Il ruolo Committente di cantiere ha accesso a tutti i dati, come il supervisore, ma può anche caricare, in un apposita area all’interno del cantiere, tutti i documenti che devono essere condivisi con le imprese che fanno parte del team di lavoro, in questo modo si rende facile ed agevole lo scambio di documentazione utile alla gestione del cantiere.

Ruolo Committente del portale

Tale ruolo esiste solo nel caso in cui il portale lavori per mantenere i documenti costantemente aggiornati, il committente del portale può accedere ai dati di qualsiasi azienda inserita, visualizzare le anagrafiche, i cantieri, e tutti i documenti che il gestore del portale ha approvato. Può inoltre pubblicare i documenti approvati e renderli disponibili ai supervisori.

Cos’è il Repository Documentale

Il repsository documentale è il cuore del portale. All’interno di quest’area vengono definiti i documenti che generano le richieste documentali. L’automazione avviene tramite la definizione delle regole del repository, di cui riportiamo alcuni esempi:

  • Per quale tipo di azienda devo generare una richiesta? Ad un autonomo? Ad un impresa strutturata? A tutti?
  • Per quale tipologia di documento devo generare questa richiesta? Di cantiere? Di impresa? Riguardo un attrezzatura, un veicolo od un dipendente?
  • Dalla data di emissione per quanto è valido il documento?
  • Quanto prima della scadenza devo avvisare affinché una documento venga aggiornato?

Per agevolare il lavoro delle imprese per ogni elemento del repository è possibile allegare un modello con le relative istruzioni, che verrà visualizzato sulla richiesta documentale associata ricevuta da ogni impresa.

Tramite il repository vengono definiti anche i tempi di caricamento, superato il termine verrà generata una nuova notifica che richiede nuovamente di caricare il documento. Successivamente e fino a quando non verrà caricato il documento, l’utente riceverà una notifica di richiesta caricamento con cadenza regolare, seguita poi da una mail che riepiloga lo stato delle notifiche, ricevute e non ancora lette al momento dell’invio della comunicazione.

Il cantiere

Il cantiere è l’area del portale nella quale avviene l’effettiva gestione dell’ impresa. Qui un utente impresa riceve le notifiche di caricamento documenti.

All’interno del cantiere viene definito un albero degli incarichi che determina la gerarchia delle imprese all’interno del cantiere (Affidatarie, esecutrici ecc…).

Quando un impresa attiva nel portale viene inserita in un cantiere, ad essa viene associato un ruolo, grazie a questo ruolo il portale da accesso o meno ai dati di altre imprese del cantiere oppure – nel caso di supervisori o committenti del cantiere – da accesso a tutti i membri del cantiere.

Ad esempio nel caso di utenti con ruolo Impresa, la cui azienda è Affidataria nel cantiere (quindi ha delle esecutrici sotto) avranno accesso, oltre che alla sua azienda, anche alle aziende che nella gerarchia di cantiere sono state definite come sue esecutrici. In tal modo può monitorare e caricare documenti anche per tutte le sue esecutrici.

L’impresa

Ogni impresa ha a disposizione i seguenti dati:

  • La propria anagrafica, dove può inserire i suoi dati (telefono, sede legale,ecc,..)
  • Area richieste d’impresa: dove si trovano tutte le richieste documentali che si riferiscono alla categoria impresa (quali DVR, iscrizione alla camera di commercio, ovvero tutte quelle richieste che si riferiscono genericamente all’ impresa e non dipendono da un singolo cantiere)
  • Area dipendenti: in tale area l’impresa può inserire i nominativi dei propri dipendenti e, per ognuno di essi, i corsi di formazione e le qualifiche. Tramite queste informazioni verranno successivamente generate le richieste documentali per la categoria dipendenti e per i corsi di formazione/qualifiche.
  • Area attrezzature: in tale area l’impresa può inserire le attrezzature per generare le richieste documentali riferite appunto alle attrezzature.
  • Area veicoli: in tale area l’impresa può inserire i veicoli e mezzi (come vetture o mezzi pesanti) e per i quali verranno poi richiesti i documenti.

Quando l’impresa viene inserita in un cantiere ha accesso all’area richieste di cantiere. Può rendere attivi solo i dipendenti, veicoli e attrezzature che effettivamente entrano in cantiere.

Nel cantiere l’impresa può richiedere l’accesso alle proprie esecutrici compilando un semplice modulo che invia una mail al gestore del portale che potrà procedere all’inserimento della nuova anagrafica e abilitare l’accesso al portale.

Il flusso del documento

Le richieste documentali si generano automaticamente partendo dal repository, la cadenza di generazione è giornaliera (ore 12.00 e ore 24.00).

Inizialmente ogni documento richiesto si presenta in stato Da caricare ed ogni membro del portale con ruolo impresa al quale è destinata la richiesta riceverà una notifica di richiesta caricamento.

Nel momento in cui il documento è stato caricato nel portale esso passa allo stato di In attesa di approvazione. L’approvazione è un’ operazione che deve svolgere il gestore del portale. Esso riceve quindi una notifica che avvisa che un documento è stato caricato ed è quindi da approvare. Il gestore può decidere di approvare (Approvato) e poi pubblicare il documento (Pubblicato), oppure di respingerlo (Respinto) o di richiedere un eventuale interazione (Richiesta di integrazione) motivando – se necessario – la sua richiesta.

Ad ogni modifica di stato del documento da parte del gestore del portale, il suo proprietario (impresa) e la sua eventuale affidataria ricevono una notifica di avvenuto cambio stato.

Quando il documento viene approvato riceve una notifica anche l’eventuale committente del portale.

Nel caso di pubblicazione verrà inviata una notifica anche ai supervisori.

Finché un documento non è stato pubblicato non è accessibile agli utenti supervisori o di cantiere, ma solo ed esclusivamente alle imprese che devono gestirlo.

Gli utenti

Il portale permette l’accesso agli utenti attraverso i ruoli sopra definiti.

Ad ogni utente è possibile associare un indirizzo mail che riceve in copia le email riepilogative di tutte le notifiche aperte.

Ogni utente può essere disattivato inibendo qualsiasi accesso al portale e interrompendo l’invio di notifiche e quindi le comunicazioni relative al portale.