La digitalizzazione è un termine generico che include di fatto l’utilizzo di strumenti software e/o procedure che consentono la condivisione delle informazioni e l’automazione dei processi aziendali.

In questo caso vogliamo focalizzare l’attenzione su un processo aziendale di fondamentale importanza per le PMI, con particolare riferimento alle imprese che svolgono attività all’interno di punti vendita o cantieri, che coinvolge tutte le attività che riguardano il rapporto con i fornitori con l’obiettivo di misurarne l’efficacia e l’idoneità a garanzia della sicurezza sui luoghi di lavoro.

Un processo vitale per instaurare rapporti solidi e garantire che i luoghi di lavoro siano frequentati da soggetti che rispettano le leggi in vigore, con particolare riferimento alla legge 626/94 per la sicurezza nei luoghi di lavoro.

Cloudness ha al suo interno un modulo dedicato alla gestione automatizzata delle richieste documentali verso i fornitori che permette di eliminare lo scambio di email “destrutturate” per la richiesta di documenti necessari a stabilire l’idoneità dei fornitori stessi. 

La matematica non è un opinione, perché questo sistema non solo elimina le email ma sostituisce un archivio documentale che continua a rimanere aggiornato. La vera potenzialità sta nell’automazione e nella delega. Non sei tu a chiedere documenti e ad archiviarli, ma i fornitori sono autonomi e avvisato dalla piattaforma. Pensa a quanto tempo risparmi.

La qualifica dei fornitori è garantita dalla capacità degli stessi di organizzarsi per mantenere i propri documenti sempre aggiornati e alla possibilità da parte del gestore della piattaforma di verificare la correttezza dei documenti e di approvarli e, se necessario, pubblicarli per essere visibili agli organi di vigilanza.

Come funziona il modulo Portale Fornitori?

Come ogni strumento che automatizza i processi ha bisogno di una configurazione iniziale, ma una volta eseguito il setup è tutto semplice:

  • Predisponi le richieste documentali e definisci i tempi per l’invio delle notifiche verso le imprese;
  • Le aziende ricevono la notifica di richiesta documentale;
  • Le aziende caricano i documenti;
  • Gestisci gli stati di approvazione/integrazione/scarto attraverso un work-flow tipico di un gestore documentale;

Il cuore del sistema è la libreria dei documenti da richiedere (repository documentale) che rappresenta l’insieme delle richieste documentali da inviare ai tuoi fornitori.

La configurazione delle richieste è suddivisa per categoria:

  • Documento impresa: puoi differenziare le richieste in base alla categoria del fornitore;
  • Documento dipendente: puoi differenziare le richieste in base al ruolo e al tipo di contratto dei dipendente;
  • Documento corso formazione dipendente: in base al ruolo del dipendente e al suo contratto puoi generare i corsi da richiedere;
  • Documento attrezzatura: puoi differenziare le richieste in base alla categoria di attrezzatura;
  • Documento veicoli: puoi differenziare le richieste in base al noleggio – leasing e comodato;
  • Documento unità locale/cantiere/sito/luogo di lavoro;
  • Documenti personalizzabili: puoi aggiungere quando vuoi una richiesta documentale.

Con il repository puoi generare il flusso di richieste/notifiche in base:

  • Validità: imposti il periodo di validità di un documento dalla data di emissione;
  • Consegna entro: imposti il tempo che l’impresa ha per caricare il documento dopo aver ricevuto la prima notifica;
  • Notifica scadenza: imposti quanto prima inviare la notifica di scadenza di un documento;
  • Periodo notifiche: imposti l’intervallo di sollecito tra una notifica e l’altra

Inoltre all’interno della richiesta documentale puoi allegare un modello da scaricare e compilare.

La piattaforma lavora al tuo posto e coordina le relazioni con le imprese con cui lavori e tu non puoi fare altro che lasciarti guidare.