Salvaguardare il patrimonio aziendale in ambienti di lavoro distribuiti e con l’accesso di fornitori esterni

Si sente spesso parlare di software documentali, ma a volte si perde il focus sull’effettiva esigenza e la relativa applicazione. Questi software sono senza dubbio generalisti, quando si parla di archiviazione di documenti, ma possono diventare strategici e verticali se alla gestione dei documenti aggiungiamo una logica di business.

Il progetto Accredita nasce per soddisfare queste principali esigenze:

  1. Garantire la qualifica dei fornitori che accedono ai vostri luoghi di lavoro
  2. Garantire la verifica documentale dei fornitori che consente di monitorare l’accreditamento allo svolgimento dei lavori da eseguire;
  3. Controllare gli accessi ai luoghi di lavoro solo a personale qualificato che deve quindi soddisfare i requisiti della tua azienda (documenti verificati).

Uno sguardo alla legge e alle responsabilità del datore di lavoro

Sappiamo che ogni azienda è responsabile della sicurezza dei luoghi di lavoro fino all’ultimo livello di fornitura quando  quest’ultima prevede l’accesso ai luoghi di lavoro. Un fornitore deve dare le garanzie che il personale sia legalmente impiegato e che quindi soddisfi i requisiti in termini di:

Formazione
Salute
Sicurezza
Dignità

La verifica del legalmente impiegato deve sottostare alle leggi, sempre più rigide, sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, ma anche alla costituzione che sancisce che il lavoratore deve lavorare in modo dignitoso, con la giusta retribuzione definita nel contratto di assunzione

Non vogliamo fare un post da gazzetta ufficiale, ma è importante cogliere la responsabilità del datore di lavoro, che risponde legalmente fino all’ultimo livello di fornitura ovvero è lui che risponde personalmente di qualsiasi controversia o irregolarità riscontrata sui quattro punti cardine citati sopra.

Un lavoratore quando entra nel luogo di lavoro deve essere formato sulle procedure e pericoli presenti (formazione), deve essere stato sottoposto alle visite mediche in base al tipo di mansione e al tipo di ambiente lavorativo (salute) , deve essere messo in sicurezza attraverso le opportune segnalazioni e protezioni (sicurezza) e deve percepire uno stipendio in linea con la sua professione (contratto) e i relativi contributi previdenziali (dignità). 

Se vi fossero delle irregolarità il datore di lavoro è responsabile e di conseguenza può subire processi penali e sanzioni molto insidiose. È importante capire che queste irregolarità possono riguardare anche i dipendenti dei fornitori e dei relativi subappalti fino all’ultimo livello di fornitura.

Ecco perché eventuali irregolarità possono mettere in pericolo il:

Patrimonio aziendale

Proprio su questa base nasce Accredita che consente di gestire i fornitori, ma anche i committenti, per garantire il controllo della situazione di ogni luogo di lavoro.

Accredita è un software in Cloud che unisce l’accreditamento delle imprese (qualifica dei fornitori) e l’accesso tramite dispositivi in campo

Come funziona Accredita?

Ogni fornitore o l’impresa committente gestiscono le anagrafiche dei propri dipendenti e ne definiscono ruoli, credenziali e i relativi luoghi di lavoro (dove lavora il dipendente?) .

Accredita abilita l’accesso inviando le credenziali al sistema di gestione accessi. Fino a questo punto non abbiamo aggiunto nulla rispetto ad un normalissimo sistema di gestione degli accessi.

Dall’inserimento delle anagrafiche del dipendente il sistema rileva e applica le regole impostate per l’invio delle richieste documentali e il fornitore e lo stesso committente ricevono una notifica che è necessario caricare/aggiornare dei documenti. Da questo momento inizia il processo di qualifica dei fornitori che devono caricare i documenti.

I documenti, una volta caricati, vengono controllati da un ente preposto (che può anche essere un consulente del lavoro o uno studio di commercialisti) che li verifica e li approva o può richiedere delle integrazioni o può respingerli.

Dal momento in cui vengono caricati i documenti inizia il periodo di attivazione dei dipendenti che ha un margine di tolleranza per consentire l’operatività ma una volta passato questo periodo predefinito in caso di “non conformità” blocca l’accesso dei dipendenti.

Casa fa Accredita?

  1. Controllo accessi nei luoghi di lavoro;
  2. Controllo continuativo dei documenti delle imprese esterne e della propria azienda;
  3. Controllo delle scadenze dei documenti;
  4. Condivisione dei documenti;
  5. Qualifica dei fornitori;
  6. Consultazione da remoto (cloud).

Perché Accredita è utile alla tua azienda?

Perchè è l’unica piattaforma sul mercato che UNISCE la gestione degli accessi (accesso controllato) alla qualifica dei fornitori (documentale).

Salvaguardare il patrimonio aziendale e garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro attraverso l’integrazione tra la gestione accessi e qualifica dei fornitori

– Controllo degli accessi nei luoghi di lavoro –
– Gestione efficace dei documenti –
– Qualifica dei fornitori –
– Condivisione delle informazioni con tutte le imprese coinvolte nel processo di qualifica –
– Responsabilizzazione di tutte le imprese coinvolte nel processo di qualifica –