Il modulo Contatti ti permette di gestire e condividere all’interno della tua impresa tutte le aziende e le persone che hanno delle interazioni la tua realtà. Il termine contatto viene utilizzato nello stesso modo sia che si tratti di Azienda o di Persona e potrai definire questa proprietà al momento della creazione del contatto stesso.

La logica di gestione prevede tre livelli di contatto:

  • Azienda in rubrica: si tratta di aziende che sono dei potenziali clienti o dei contatti non Business Partner;
  • Azienda Business Partner: sono aziende che hanno un legame con la tua realtà come Clienti, Fornitori o altri soggetti come i Dipendenti, Risorse di pianificazione, Vettori e Agenti di Vendita; questi ultimi sono visibili se sono abilitati rispettivamente i moduli Risorse Umane, Gestione progetti, Documenti di trasporto (spedizioni) e Vendite;
  • Persone: sono dei contatti di tipo persona (non aziende) che vengono collegate ad un’azienda padre e di fatto rimangono a tutti gli effetti dei contatti in rubrica, quindi del primo livello, ma sono delle persone fisiche.

Oltre a questi livelli esiste anche il contatto azienda che rappresenta la vostra realtà; in questo caso stiamo parlando del contatto Organizzazione che è visibile in Rubrica e puoi modificarlo sotto Impostazioni -> Organizzazione o dal Menu Utente -> Profilo Azienda.

Ogni contatto ti da la possibilità di definire delle sedi aggiuntive (funzionalità disponibile per tutti i livelli di contatto) a altri dati che dipendono dal tipo di Business Partner.

Ogni contatto, come già detto sopra, ti da la possibilità di definire dei contatti di tipo persona collegati che sono a sua volta dei contatti (ma di tipo persona) che hanno il riferimento ad un contatto padre.

Controlli per prevenire incongruenze sui documenti emessi

E’ importante capire la differenza tra Contatto di Livelli Rubrica e di Livello Business Partner perché su questo si basa tutta la logica di gestione dei contatti stessi. Quando crei un contatto dalla voce di menu Contatti -> Rubrica questo non è Business Partner e sarà soggetto a molti meno controlli in fase di modifica e cancellazione. Questo tipo di contatti sono generalmente eliminabili a meno che non presenti all’interno di documenti come ad esempio i Preventivi (un preventivo è un documento che può essere intestato ad un potenziale cliente e quindi non ad un Business Partner come un Cliente).

I Business Partner, come i Clienti e i Fornitori, sono soggetti a maggiori controlli, sia in fase di creazione (verifica presenza della stessa partita iva) che in fase di modifica, se questi sono già presenti in documenti fiscali (Fatture o DDT) emessi. Per evitare modifiche che possono alterare la congruenza dei dati riportati nei documenti ci sono dei controlli sui dati sensibili: partita iva, codice fiscale e indirizzo della sede legale; se un documento fiscale è intestato ad un’azienda e hai l’esigenza di modificare uno dei dati sensibili il sistema di mostrerà un errore e devi fare una revisione del contatto.

Eliminazione dei contatti.

In base ai controlli presenti puoi quindi eliminare un contatto Business Partner, ma questo non verrà eliminato definitivamente dalla Rubrica in quanto presente all’interno di documenti fiscali. In pratica quando elimini un Business Partner questo passa al Livello Rubrica e rimane consultabile.

Mentre potrai eliminare un Contatto Rubrica se questo non è presente in nessun documento emesso.

Creazione di un contatto Business Partner

Quando crei un contatto Business Partner puoi andare nella voce di menù dedicata e inserire le informazioni richieste. In alternativa puoi selezionare un contatto presente in Rubrica e aggiungere eventuali informazioni obbligatorie per il Business Partner che stai creando.