Lo studio opera nel settore selle sicurezza dei luoghi di lavoro (cantieri) e gestisce tutte le pratiche necessarie all’espletamento degli incarichi che gli vengono assegnati.

Lo Studio ha adottato Cloudness – Sicurezza Cantieri per gestire i seguenti processi aziendali:

  • Preventivi: redigere dei preventivi dettagliati, inviabili facilmente (pochi click) attraverso una comunicazione con allegato il documento PDF;
  • Sicurezza cantieri: è il modulo principale dove lo studio apre i cantieri, definisce i ruoli delle aziende e delle persone, invia delle comunicazioni direttamente dalla piattaforma e redige i verbali necessari;
  • Portale fornitori: utilizzato in modo integrato con il modulo sicurezza cantieri consente di richiedere alle aziende che entrano nei cantieri tutti i documenti necessari, mantenendo un archivio aggiornato e consultabile dai supervisori o enti controllori;
  • Comunicazioni: con questo modulo lo studio non utilizza più le mail tradizionali, ma dalla piattaforma invia e ricevere la posta elettronica. Le comunicazioni (email) diventano attività dello studio e, grazie all’utilizzo di indirizzi email dedicati ad ogni cantiere, vengono già inserite all’interno del contenitore “di cantiere“;
  • Eventi e appuntamenti: grazie all’uso del planner aziendale lo studio definisce gli appuntamenti, le visite in cantiere e invita i collaboratori, il tutto sincronizzando automaticamente il calendario dei dispositivi (mobile e computer);
  • Programmazione dei lavori: utilizzando il programma lavori lo studio definisce o consolida le presenze in cantiere con la gestione delle interferenze;
  • Fatturazione: lo studio invia e riceve le fatture elettroniche sempre all’interno dello stesso strumento;
  • Scadenziario incassi e pagamenti: conseguente alla gestione delle fatture lo studio ha sempre sotto controllo tutte le scadenze degli incassi e pagamenti.

Sicurezza cantieri: per rendere efficiente lo studio.

Lo studio ha affidato a Cloudness la digitalizzazione dei principali processi aziendali, e con principali intendiamo quelli che rappresentano il core business aziendale.

L’attivazione dei soli moduli necessari ha permesso una più semplice e rapida introduzione in azienda.

In questa storia ci preme evidenziare come il modulo Sicurezza Cantieri, che gestisce il processo principale dello studio ha garantito uno snellimento di tutte le attività (controllo delle aziende) con risposte immediate ad ogni evento in cantiere. Sono state eliminate le mail come strumento per l’invio dei documenti e informazioni, con la garanzia di avere un unico punto in cui tutto il team dello studio accede.

La digitalizzazione non è un “mostro” da cui ci si deve difendere, ma un cambiamento di visione che deve passare per la condivisione delle informazioni, meglio se in cloud.

Sicurezza cantieri: come avviene il passaggio delle informazioni dall’esterno (input) verso lo studio?

Ad ogni cantiere/commessa viene associato automaticamente un nuovo indirizzo email [nome_commessa]@ che viene comunicato a tutte le imprese che collaborano all’intero della commessa. In questo modo l’invio di una comunicazione o la ricezione di una comunicazione diventa un’informazione “attiva” all’intero della commessa, condivisa con tutti gli utenti che hanno la visibilità sulla commessa stessa.

Ogni comunicazione che viene ricevuta dallo studio è un’attività che il “manager” può assegnare ad una persona del team, il quale prende in carico l’attività, la svolge e la segna come “eseguita“.

Sicurezza cantieri: come avviene il passaggio delle informazioni all’intero del studio?

Lo studio può contare sulla collaborazione di 9 professionisti che hanno accesso a Cloudness e il permesso di vedere e operare solo sulle commesse che gli sono state assegnate. Il passaggio delle informazioni relative alle attività avviene attraverso delle notifiche generate dal sistema.

Ogni persona ha sempre chiaro cosa deve fare e il “manager” può controllore il lavoro svolto da ogni membro del team.

Sicurezza cantieri: come avviene il passaggio delle informazioni  verso l’esterno (output) dello studio?

Il settore Sicurezza nei luoghi di lavoro (in questo caso i Cantieri) richiede risposte tempestive agli input che arrivano dal cantiere: sopralluoghi, visite di controllo, presenze in cantiere ecc…

Cloudness per dare allo studio maggiore velocità di risposta, oltre a consentire, come detto, la condivisione delle informazioni, ha una sezione dedicata ai verbali (tutti quelli previsti dalla normativa). In questa sezione è semplice redigere un verbale a seconda dell’evento di cantiere:

  • Verbale di tipo A – VERBALE DI SOPRALLUOGO IN CANTIERE;
  • Verbale di tipo B – VERBALE DI ANALISI DEL PIANO OPERATIVO DI SICUREZZA;
  • Verbale di tipo C – VERBALE DI RIUNIONE PERIODICA DI COOPERAZIONE E COORDINAMENTO;
  • Verbale di tipo D – VERBALE DI RIUNIONE PERIODICA DI COORDINAMENTO TRA I RAPPRESENTANTI DELLA SICUREZZA;
  • Verbale di tipo E – COMUNICAZIONE DI INADEMPIENZA A SEGUITO DI SOPRALLUOGO IN CANTIERE;
  • Verbale di tipo F – ORDINE DI SOSPENSIONE DELLA LAVORAZIONE PER RISCONTRO DI PERICOLO GRAVE E IMMINENTE A SEGUITO DI SOPRALLUOGO IN CANTIERE;
  • Verbale di ripresa Lavori – COMUNICAZIONE DI RIPRESA DELLA LAVORAZIONE SEGUITO DI SOPRALLUOGO IN CANTIERE;

Lo studio può caricare le immagini, indicare gli intestatari, i presenti in cantiere e tutta la catena di controllo di un cantiere, definire i blocchi del verbale (con note e prescrizioni), compilare le liste di controllo (con note e prescrizioni) e indicare i firmatari del documento. Completato il verbale può allegarlo, come file di cantiere, e inviarlo alle liste di distruzione definite.

Sicurezza cantieri: lo studio diventa controllore e non esecutore

L’integrazione del modulo Sicurezza Cantieri con il Portale Fornitori è l’elemento che cambia il paradigma di gestione dello studio. Non è più lo studio a chiedere i documenti alle aziende che entrano nel luogo di lavoro (cantiere), ma sono le imprese a ricevere in automatico le notifiche delle richieste documentali e a caricare i documenti sul Portale Fornitori.

In questo modo si invertono i ruoli e lo studio fa quello che deve fare: controllare i documenti, verificare gli accessi al cantiere per garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro. Lo studio è il responsabile che a sua volta responsabilizza tutti gli attori di un cantiere.

Questo sistema non è solo il modo di chiedere, senza email, la documentazione, ma è anche un sistema di qualifica delle imprese che entrano in una nuova realtà organizzata che gli permette di tenere sempre in ordine i documenti con scadenza (hanno un vantaggio importante).

Sicurezza cantieri: non solo sicurezza ma anche documenti commerciali e amministrativi

Lo studio, sempre all’interno di Cloudness gestisce i preventivi e le fatture. I moduli sono integrati all’interno della stessa piattaforma e all’interno di ogni commessa (cantiere).

Una volta aperto un cantiere è possibile collegare i preventivi e le fatture che vengono visualizzati all’interno del contenitore di commessa (cantiere).

Per la fatturazione la piattaforma Cloudness consente l’invio, la ricezione e la conservazione (a norma per dieci anni) delle fatture elettroniche che completano i flussi di vendita e acquisto.

Il metodo di progetto con Cloudness

Ogni progetto che seguiamo con il nostro metodo basato sull’ascolto e sulla comprensione delle esigenze ci aiuta ad affermare che ogni azienda ha dei valori e dei metodi che rappresentano il motivo della loro esistenza. La digitalizzazione deve passare da qui.

Cloudness è semplicemente lo strumento che consente di ordinare tutte le attività di processo per rendere migliore il lavoro di ogni azienda e di conseguenza rendere più proficuo ogni business.